5월 종소세 시즌,
자료 독촉 지옥에서 벗어나는 3가지 방법

"자료 좀 보내주세요" 문자를 하루에 몇 번이나 보내시나요?

5월이 되면 세무사님들의 가장 큰 고민은 세무 신고 자체가 아니라 '자료 수집'입니다. 고객 30명만 관리해도 자료 독촉에만 하루 2-3시간이 날아가죠. 전화하고, 문자 보내고, 카톡 보내고... 정작 중요한 신고 업무에 집중할 시간은 부족합니다.

10년 차 세무사 김 대표님은 작년 5월, 고객 42명의 자료를 받느라 평균 17일이 걸렸다고 합니다. 올해는 어떻게 하면 이 시간을 줄일 수 있을까요?

1 자료 요청 시점을 3월로 당기세요

대부분 4월 중순에 자료를 요청하기 시작하는데, 이미 늦습니다.

3월 초부터 "곧 종소세 시즌이니 미리 준비하시면 좋습니다"라는 안내를 보내세요. 실제로 이 방법을 쓴 세무사님들은 전체 고객의 30-40%가 4월 초에 자료를 자발적으로 보내왔다고 합니다.

체크리스트를 함께 보내면 더 효과적입니다. "신용카드 사용내역, 현금영수증, 기부금 영수증, 의료비 영수증..." 항목별로 정리해서 보내드리면, 고객도 무엇을 준비해야 할지 명확해집니다.

2 자료 제출 마감일을 명확히 공지하세요

"편하실 때 보내주세요"라고 하면 5월 10일에도 자료가 안 옵니다.

"4월 25일까지 자료를 보내주시면 5월 10일까지 신고를 완료해드립니다. 이후 제출 시에는 순차 처리됩니다"처럼 구체적인 날짜를 제시하세요.

부산의 이 세무사님은 이 방법으로 고객의 68%가 마감일 전에 자료를 제출했고, 5월 초 업무 집중도가 확연히 높아졌다고 합니다.

마감일을 3일 앞두고 한 번 더 리마인드 문자를 보내는 것도 잊지 마세요.

3 자료 제출 방법을 단순화하세요

"이메일로 보내주세요", "카톡으로 보내주세요", "팩스로 보내주세요"... 채널이 여러 개면 고객도 헷갈리고, 세무사님도 자료를 취합하기 어렵습니다.

한 가지 방법으로 통일하세요. 요즘은 카카오톡이나 네이버 폼 같은 도구를 쓰시는 분들이 많습니다. 고객 입장에서 가장 쉬운 방법 하나만 정해서 안내하면, 자료 제출률이 20% 이상 올라갑니다.

파일명 규칙도 정해주세요. "홍길동_2024년_신용카드" 이런 식으로 통일하면 나중에 파일 찾는 시간도 크게 줄어듭니다.